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La gestione del tempo nello studio professionale

Quante volte siete arrivati al termine della vostra giornata sentendovi inconcludenti?

Quante volte avete vagabondato fra le mail e le telefonate sempre “urgenti” senza aver fatto quanto vi eravate proposti al mattino?

Beh, è capitato molte volte anche a me...

Arrivavo in studio con i migliori propositi e finivo per passare la mia giornata a rispondere reattivamente a mail e telefonate senza pormi la domanda se fossero da evadere effettivamente nell’immediato.

E quante volte siamo stati schiavi del telefono?

Inseriamo la segreteria telefonica al pomeriggio per poter portare avanti il back office e veniamo tempestati di telefonate al cellulare, sentendoci in colpa se non rispondiamo.

Eppure, dovremmo tener presente poche regole nella nostra gestione del tempo:

      1. Il tempo è democratico. E’ un credito che ci viene dato tutti i giorni a mezzanotte ed è uguale per tutti.

      2. Secondo il principio che ciò che è limitato ha più valore di ciò che è diffuso, se ogni volta che riceviamo una telefonata, rispondiamo immediatamente, otteniamo due effetti negativi:

Interrompiamo l’attività che stavamo facendo, creandoci ansia e distrazione e per l’interlocutore la nostra tempestività diventerà normalità e quando non potremo rispondere immediatamente alla sua telefonata, si arrabbierà.

Inoltre, una risposta reattiva ed immediata farà percepire che siamo sempre disponibili, così l’interlocutore darà al nostro tempo un valore basso.

      3. Per migliorare la gestione del nostro tempo ed evitare ansie e stress, dovremmo pianificare le nostre attività settimanalmente e giornalmente, al fine di essere efficaci ed efficienti, ovvero        raggiungere l’obbiettivo con il minor dispendio di risorse.

Per pianificare è utile dividere le attività giornaliere in URGENTI (quelle che hanno una scadenza) e IMPORTANTI (quelle che portano delle conseguenze se fatte o non fatte), elencandole tutte su un foglio e suddividendole successivamente fra, appunto, attività urgenti ed attività importanti.

Qui ci viene in aiuto Stephen Covey con la sua matrice della gestione del tempo.

Con il metodo di Covey impariamo a suddividere gli adempimenti in quattro casistiche.

Il metodo è molto semplice:

Si disegna una croce su un foglio bianco formando quattro spazi, ogni quadrante rappresenta una determinata categoria per IMPORTANZA ed URGENZA.

      a) A sinistra in alto abbiamo il primo quadrante che corrisponde a tutto ciò che è IMPORTANTE ED URGENTE.

Qui andremo ad indicare tutte quelle attività che hanno priorità e che vanno svolte subito (ad esempio se rimaniamo senza corrente elettrica, dobbiamo risolvere prioritariamente questo problema prima di andare avanti nella giornata). Queste sono delle attività che essendo importanti ed avendo una scadenza immediata portano stress e ansia.

      b) Il secondo quadrante, in alto a destra, corrisponde a tutto ciò che è IMPORTANTE MA NON URGENTE.

Si tratta di quelle attività decisive nel medio e lungo periodo che normalmente trascuriamo, proprio perché non hanno una scadenza.

Sono attività come studiare, aggiornarsi, andare presso la sede del cliente, scrivere articoli, fare video normativi ecc..

Queste sono quelle attività che ci permettono di crescere, di migliorarci, di dare futuro alla nostra attività.

      c) Il terzo quadrante in basso a sinistra indica gli adempimenti URGENTI MA NON IMPORTANTI.

Si tratta di tutti quegli adempimenti che hanno una scadenza e che dobbiamo abituarci a delegare ai nostri collaboratori. 

      d) Nel quarto quadrante in basso a destra ci sono invece le attività NON IMPORTANTI E NON URGENTI.

Qui ci sono le perdite di tempo. Ad esempio seguire una discussione su un social network, guardare i post non inerenti alla nostra attività, guardare il meteo ecc..

Normalmente quando compiliamo i quadranti di Covey, tendiamo a compilare sempre i quadranti 1° e 3°, ovvero tendiamo a considerare tutte le attività come urgenti.

Imparare a gestire questi due quadranti può essere utile per imparare a sfruttare al meglio il tempo che abbiamo.

Covey consiglia di dare spazio al quadrante 2°, ovvero alle cose importanti e non urgenti, in quanto è qui che risiede il benessere e la prosperità della propria attività.

Canossa, 23/9/2021